Que signifie écrire avec clarté?
Écrire avec clarté consiste à présenter l'information de telle sorte que tous puissent la lire et la comprendre facilement. La présentation d'un document doit être aussi soignée que son contenu. Pour écrire avec clarté, il faut éviter le jargon et les mots techniques qui pourraient être difficiles à comprendre pour le lecteur.
Pourquoi se donner la peine d'écrire avec clarté?
Des millions de personnes ont de la difficulté à lire. L'Enquête internationale sur l'alphabétisation et les compétences des adultes (EIACA), menée en 2003, dresse un portrait du degré d'alphabétisation des Canadiens. L'étude a démontré qu'un document clair et facile à lire permettait d'atteindre un public plus vaste. On peut donc modifier sa manière d'écrire pour faire en sorte qu'un plus grand nombre de personnes aient accès à l'information.
Des documents écrits avec clarté sont plus faciles à comprendre pour les personnes :
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qui ont de la difficulté à lire;
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dont la langue maternelle n'est pas le français;
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qui ne voient pas bien;
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qui sont trop occupées pour lire de longs textes qui ne livrent que peu d'information
Un texte clair fait gagner du temps, car il évite les malentendus et les erreurs et permet d'obtenir les résultats voulus du premier coup.
Pourquoi certaines personnes hésitent-ellese à écrire avec clarté?
Voici quelques raisons souvent invoquées :
Notre public cible ne compte pas d'analphabètes.
Toute documentation rédigée à l'intention du grand public devrait être claire et facile à lire, car il faut se rappeler que près de 41 % de la population canadienne éprouve des difficultés de lecture. Voir l'encadré sur le degré d'alphabétisation des Canadiens.
Nous ne voulons pas insulter ceux qui lisent facilement.
Un document clair, bien structuré et articulé autour d'idées principales permet aussi à ceux qui n'ont pas de difficulté à lire d'extraire plus rapidement l'information qu'il contient.
Degré d'alphabétisation des Canadiens
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Quatre adultes sur dix au Canada ne possèdent pas les compétences en lecture et en écriture qui leur sont nécessaires pour faire face aux exigences croissantes de la vie moderne.
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Au Canada, 14,6 % de la population adulte (3 millions de personnes) ne possèdent pas les compétences voulues pour bien comprendre la majorité des écrits qui leur sont présentés dans la vie de tous les jours.
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Pour 27 % de la population adulte canadienne (5,8 millions de personnes), le degré d'alphabétisation permet de comprendre des écrits simples et clairement formulés, ce qui exclut les textes portant sur des sujets moins connus ou complexes.
Source : Enquête internationale sur l'alphabétisation et les compétences des adultes (EIACA, 2003)
Ce que nous avons à dire ne peut s'exprimer en termes simples. Nous devons utiliser un langage technique.
Le rédacteur qui écrit pour le grand public se doit d'expliquer les termes techniques qu'il utilise afin d'être compris du plus grand nombre de personnes possible.
Si nous employons un langage simple, certains douteront de nos compétences.
Bon nombre de personnes croient qu'une écriture compliquée donne de l'importance à un document et en augmente la valeur. Malheureusement, un tel écrit n'est que plus difficile à lire.
Comment écrire clairement?
Avant de commencer à écrire, le rédacteur doit se poser les questions suivantes :
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« Quel est mon public? »
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« Quels sont les besoins et les capacités de ce public? »
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« Quel est le message à communiquer aux lecteurs? »
Language
Voici des lignes directrices sur le langage et la présentation :
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Incorrect
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Tous les membres du personnel sont priés de remettre leurs rapports de travail avant la fin de l'année. |
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Correct
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Veuillez remettre les travaux avant le 31 décembre. |
Éviter de remplacer des verbes par des noms.
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Incorrect
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La vaccination se fera deux fois par année. |
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Correct
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Nous vaccinerons les enfants en janvier et en juin. |
Privilégier la forme active
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Incorrect
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La vaccination se fera deux fois par année. |
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Correct
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Nous vaccinerons les enfants en janvier et en juin. |
Utiliser la forme affirmative.
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Incorrect
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Les personnes ne portant pas de bonnet de bain ne seront pas autorisées à utiliser la piscine. |
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Correct
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Le port du bonnet de bain est obligatoire dans la piscine. |
Éviter l'emploi de jargon technique et d'acronymes.
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Incorrect
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Le nouveau bureau du MAAARO comprend une salle de conférence que les intervenants ruraux peuvent utiliser. |
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Correct
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Le nouveau bureau du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales de l'Ontario (MAAARO) comprend une salle de conférence que les groupes des régions rurales peuvent utiliser. |
Expliquer les mots difficiles selon leur contexte.
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Incorrect
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Chaque saison, calibrer le pulvérisateur. |
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Correct
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Chaque saison, calibrer le pulvérisateur en mesurant le débit de chaque buse afin de s'assurer que chacune pulvérise la même quantité de liquide. |
Organisation
Utiliser des sous-titres qui résument le contenu.
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Incorrect
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Attention! |
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Correct
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Information sur les nouvelles subventions gouvernementales |
Rédiger les instructions selon l'ordre d'exécution (première étape, suivie de la deuxième, de la troisième, etc.).
Ne faire des phrases complètes que lorsqu'il le faut vraiment.
Repérer les points importants et les dégager du corps du texte.
Incorrect
La journée annuelle de nettoyage d'automne aura lieu le samedi 20 octobre, de 9 h à 15 h 30, au dépotoir du canton de Nullepart.
Veuillez apporter les déchets dans des camionnettes ou des voitures. Les déchets dangereux seront refusés ce jour-là. Tous les déchets devront être déchargés à la main.
Placez vos déchets de sorte que le bois soit sur le dessus, les objets de métal au milieu, et les pneus en dessous. Ce dépotoir est réservé aux résidents du canton de Nullepart.
Les frais de déchargement seront de 10 $ par véhicule.
Correct
Aux résidents du canton de nullepart seulement journée annuelle de nettoyage d'automne
Date : Samedi 20 octobre 20XX
Heure : De 9 h à 15 h 30
Endroit : Dépotoir du canton de Nullepart
Coût : 10 $ par véhicule
Déposer les déchets dans le véhicule, comme suit (de bas en haut) :
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Pneus
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Objets métalliques
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Bois
* Les déchets dangereux seront refusés.
Éviter les phrases longues et compliquées.
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Incorrect
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Une base agricole viable raffermit la collectivité rurale et parallèlement, l'agriculture bénéficie de la présence de la communauté, des entreprises, du milieu de l'éducation et des installations sociales et récréatives. |
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Correct
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Une base agricole viable raffermit la collectivité rurale. Réciproquement, cette dernière, les entreprises, le milieu de l'éducation et les installations sociales et récréatives apportent beaucoup à l'agriculture. |
Uniformiser la forme grammaticale utilisée dans les énumérations.
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Incorrect
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Les suggestions suivantes ont été tirées de l'enquête auprès des bénévoles : Les réunions de planification devraient avoir lieu au printemps. Faites le recrutement à l'aide des journaux. Nous devrions mener deux collectes de fonds chaque année. |
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Correct
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Les suggestions suivantes ont été tirées de l'enquête auprès des bénévoles :
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Tenir les réunions de planification au printemps;
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Faire le recrutement à l'aide des journaux;
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Lancer des collectes de fonds deux fois par année.
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Comment présenter le texte pour que les gens aient envie de le lire?
La clarté d'écriture ne se limite pas à la façon de rédiger. La présentation du texte doit faire ressortir le message. Il n'est pas nécessaire d'être graphiste professionnel. Un simple logiciel de traitement de texte et le gros bon sens suffisent en effet pour appliquer les principes qui suivent.
Corps et style de polices
Pour le texte, utiliser des polices de caractères sérifs.
Les caractères sérifs, ou avec empattement, se terminent par un trait horizontal en haut et en bas de leur jambage, ce qui facilite le mouvement des yeux le long de la ligne; ce type de caractère est le plus indiqué pour les paragraphes. Garamond est un exemple de police sérif.
Utiliser des polices de caractères sansérifs pour les titres courts.
Les caractères sansérifs, ou sans empattement, ont des jambages qui ressemblent à des bâtons, Ils conviennent bien aux titres et aux affiches. Franklin Gothic est un exemple de police sansérif.
Ne pas écrire en majuscules dans le corps du texte.
Un texte écrit entièrement en majuscules semble trop dense. Les gens reconnaissent les mots et les lettres à leur forme.
Se servir des caractères gras pour faire ressortir une partie du texte.
Les passages en italique sont plus difficiles à lire.
Utiliser des graphiques pour rehausser le texte.
Les graphiques sont utiles pour aérer le texte. Éviter toutefois d'en abuser, car ils peuvent devenir une source de confusion.
Uniformiser la présentation.
Éviter d'utiliser un trop grand nombre de polices et de styles différents et d'encombrer le texte d'encadrés ou de graphiques. Privilégier la simplicité. Le texte n'en sera que plus facile à lire et à comprendre.
Justification
Les textes justifiés à gauche ont une marge de droit irrégulière, ce qui repose les yeux du lecteur à la fin de chaque ligne et lui donne aussi un point de référence pour commencer à lire la ligne suivante.
Les textes justifiés ont une marge de gauche et de droite bien alignées et peuvent prendre moins de place sur une page. Ils ont meilleure apparence, mais ils paraissent denses et sont difficiles à lire.
Puces et encadrés
Les éléments graphiques tels que les puces (•) et les encadrés peuvent être utilisés pour organiser la présentation du texte et attirer l'attention du lecteur sur certains passages. Faire preuve de logique en les utilisant toutefois, afin qu'ils ne deviennent pas une source de confusion.
Emploi d'espaces blancs
Un texte trop dense donne l'impression au lecteur que le document sera ennuyeux et difficile à comprendre. L'emploi de colonnes et de marges assez larges peut faciliter la lecture du texte.
Ressources
Sites Web
East End Literacy Clear Language and Design
http://www.eastendliteracy.on.ca/clearlanguageanddesign.
Movement for Canadian Literacy
http://www.literacy.ca
Ontario Literacy Coalition
http://www.on.literacy.ca
St. Christopher House Adult Literacy Program Clear Language and Design Guide
http://www.stchrishouse.org/adults/AdultLiteracy/CLAD/index.php
Soyez clair et compris/ Communicateurs efficaces – Fédération canadienne pour l'alphabétisation en français
http://www.fcaf.net/soyezclair/communicateurs_efficaces.html
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